SNSやITの発展にともなって、ビジネスの世界でもチャットシステムが広く利用されるようになりました。
チャットシステムとして、もっとも有名なのはチャットワークでしょう。
チャットワークがアカウントの発行が無料だし、気軽なコミュニケーションツールとしても使っている方が多いと思います。
学生や社会人でも導入している人は結構いますよね。
しかし、無料はやぱり無料なだけの理由があって、本格的にビジネスの現場でのコミュニケーションツールとしてチャットを利用するのであれば、もっと便利な機能が付いたものを選びたいという需要は当然ながらあります。
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社内コミュニケーションに役立つチャットシステム
中小企業のIT色が強い企業を中心に、社内のコミュニケーションツールとして活躍し始めているチャットですが、それに伴って各社さまざまなサービスを発表しています。
その中でも今注目されているのがインターネットサービスを主力事業としている株式会社ネオスが提供するSMART Messageというチャットシステムです。
完全クローズドなチャットシステムとして開発され、社内の円滑なコミュニケーションツールとして導入する企業が増えています。
特徴はなんといっても高いセキュリティ性能です。
SSL暗号化はもちろんのこと、人為的な操作ミスなどに伴う情報漏洩リスクを未然に防ぐ機能が豊富に備わっており、管理者の目が行き届かない場所での操作も安心できるようなシステム作りがなされています。
言葉は悪いですが、正直大きな企業になればなるほど、雑務に終われているような社員まで目が行き届かないことって往々にしてありますよね。
そんな状態であっても、システムが未然に漏洩を防ぎますので安心できるというわけです。
また、実際に使うと実感しますが、操作画面やトーク画面の見やすさが個人的には際立っていると思います。
料金体制について
料金体制は１IDにつき月額300円となっています。
SMART Messageはクローズドのチャットシステムになっており、誰もがアカウントを取得してチャットに参加できるわけではありません。
チャットに参加するためには、ユーザごとに割り当てられたIDを発行する必要があるわけですが、このIDひとつあたり300円という料金体制です。
例えば、会社の従業員が50人で、そのうちチャットシステムの利用が必要な業務を担当している社員が20人いるとします。
その場合、20人分のアカウントを発行するため、20×300円＝6,000円が月額料金という計算になります。
ちなみに、あくまでも１IDにつき300円であって、ログインするブラウザやその数などは特に関係ありません。
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セキュリティは大丈夫なの？
チャットに限らず、クラウドサービスの導入で必ず問題視されるのがセキュリティの問題です。
クラウドでは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできてしまいますし、情報漏洩などのリスクも懸念されています。
このセキュリティ面に関しては、当然無料のものよりも有料のものの方がデータセンターの管理体制もしっかりしているため、いざという時にデータ破損などの危険性は少ないです。
冒頭でも紹介した無料で使えるチャットサービスのチャットワークも、セキュリティに関しては高い堅牢性を謳っています。
その内容を少し見てみると、通信には広く導入されている暗号化方式のSSLを用いているとのこと。
SSLはSecure Socket Layerの略で、送信されたデータ内容を暗号化することによって、データの改ざんや盗難を防ぐための仕組みです。このSSLはオンライン決済などでも広く利用されているため、高いセキュリティを誇っています。
つまり、通信に関しては高い安全性をチャットワークも無料ながら持っているということが分かります。
しかし、セキュリティ面を考える場合に注意しなければならないのが、情報漏洩などが起こる原因です。
通信や外部からの攻撃に対する堅牢性なども確かに必要なものなのですが、そこだけに目がいってしまっている企業があまりに多いような気がします。
情報漏洩が起こる状況を考えてみてください。
そうです、実は情報漏洩って人為的なミスによる部分が大多数を占めているんですね。
ニュースになるような大規模な情報漏洩も、システムの誤作動というよりは置き忘れや紛失、誤操作などの人為的なミスが原因の大半を占めています。
SMART Messageはこのような情報漏洩の原因に着目し、人為的なミスを事前に防ぐ機能を多彩に備えています。
そのため、アカウント数が増えたとしても、人為的な操作ミスなどによる情報漏洩リスクは劇的に減ることになるのです。
SMART Messageの無料トライアルはこちら↓↓
導入によってコミュニケーションだけでなく業務の効率化が図られた
ここからは実際に導入した感想を書いていきたいと思います。
チャット機能としてはもともと無料で使えるチャットワークを使用していました。
しかし、ファイルの転送や誤作動リスクなどを考えた結果、SMART Messageへの移行を考え、無料トライアルを申し込んだという経緯です。
個人的には、チャットワークの画面が慣れておらず、単純に操作画面や操作性が満足いかなかったというのも大きな理由のひとつではあります。
実際に導入してみた感想ですが、まずは使いやすいというのが第一印象です。
今やLINEはスマホを持っているのであれば誰しもがインストールしているであろうコミュニケーションツールですが、このLINE画面に似ており、とても使いやすく感じています。
やはり普段から使っている画面と似ている方が操作もしやすいですし、安心感もあるというものです。
そして、業務内容や企画書などをファイルにして送る際にも、直感的な操作が可能で、誤作動の心配も少ない操作性に優れた画面になっています。
勿論グループチャットなどを組むこともできますし、一定のアカウントをロックする機能などもついています。
普通のチャットシステムは皆が対等なユーザーとして会話を行いますが、ビジネス用に配慮されて作られていますので、管理者の設定も出来るようになっています。
アカウントロックやパスワード設定、アクセス制限などは管理者が一括して行うことができ、ユーザー管理もとてもしやすいのが特徴です。
また、料金面でも、IDの数に応じて金額が決定しますので中小企業でも導入しやすいところも大きな特徴でしょう。
10人しか社員がいないという場合には、月にわずか3,000円でシステムの導入が可能ですし、契約期間の制限もありませんので好きな時に解約することができます。
１か月程度使ってみれば、SMART Messageの魅力がよく分かるはずです。
社内連絡の効率化について悩みを抱えている法人の担当者の方はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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