【完全解説】自治会・町内会の総会の進行方法!司会と議長の挨拶から議事録の書き方まで

ライフハック

自治会や町内会の総会での司会進行に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

そもそもこのような総会というのは数年に1度交代で回ってくる場合がほとんどですので、いきなり司会や議長をやれと言われても混乱してしまうのは仕方ありません。

実際に総会に出席してみると進行役がぎこちなさ過ぎて、しどろもどろ・・・みたいな総会はたくさんあります。

別にプロのような司会進行ができる必要はありませんが、聞いている側や参加している人が少しでもストレスない進行ができればいいですよね。

そこで、ここでは自治会や町内会で年に一度行われる総会の進行方法を詳しく解説していきます。

司会や議長の具体的なしゃべり方から議事録の書き方まで紹介していきますので是非参考にしてみてください。

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進行方法については基本的に歴代の総会をベースにする

まず前提として重要なのが、進行方法についてはあくまでも歴代の総会をベースにするということです。

一般的なひな形や式次第などはありますし、ここでも紹介していきますが、それはあくまでも一般的なものです。

総会の進め方は自治会や町内会によって違い、独特な項目、進行方法を設けているところもあります。

そのため、ココで解説する内容はあくまでも一般論としてであって、考え方のベースにとどめておくことをおすすめします。

これをベースにしながら歴代の進行方法を加味して具体的なものを作り上げていきましょう。

歴代の進行方法がわからない場合

過去に行われた総会の進行方法がわからないという人もいると思います。

自治会や町内会の進行役には基本的に年配の方が選ばれるため、前任者が病気で入院していたり、すでに亡くなられていたりといった事例も実際にあり、前任者に聞くことができないという人も少なくありません。

こういう場合には、総会のプリントや議事録などを参考にするのをおすすめします。

具体的な進行方法はわからなかったとしても、考えるためのベースとしては十分です。

これがあるのと無いのとでは進行の作りやすさがかなり変わってきますので、ぜひ用意するのをおすすめします。

自治会・町内会の進行例(式次第)

自治会や町内会の進行例をいくつか紹介していきます。

まず全ての総会に当てはまるであろう簡素な流れを紹介しますので、今までこの手の総会の議事進行を一度もやったことがないという場合には、この基本をとりあえず頭に入れてください。

総会すべてに共通する流れ

【総会の進行】
1.開会の挨拶(司会)
2.理事長・会長の挨拶
3.議長選出(議長が決まっている場合はなし)
4.議事録署名人選出(決まっている場合はなし)
5.議案について
第一号議案:〇〇〇〇報告
第二号議案:〇〇〇〇の件
6.閉会の挨拶(司会)

これがすべての基本です。

どんな総会でも必ず行うのが司会が担当する開会の挨拶と閉会の挨拶です。

そして、自治会や町内会の場合には理事長や会長がいると思いますので、開会の挨拶をした後に理事長の挨拶を挟むのが一般的です。

総会を行う前の段階で、事前に議長が決まっていない場合には理事長の挨拶が終わったタイミングで行います。

ただし、ほとんどの総会では司会一任という形になっていたり、司会と議長を兼任する場合が多いので議長の選出は行うのは稀といってもいいかもしれません。(あくまでも総会の規模や慣例によります)

ここまでの一連の流れが終了したら、議案について本格的に話し合いましょう。

細かい総会の進行パターンと挟むべき要素

上の基本的な流れに加えて、多くの総会で見られるいくつかの要素を紹介します。

必要に応じて追加していこう!
  • 定足数の報告
  • 前年度の報告
  • 新役員の紹介
  • 新年度の予定報告
  • 質疑応答

これらの要素は必要に応じて総会で挟まれます。

定足数の報告や前年度の報告に関しては、本来どのような総会でもやったほうが丁寧でいいのですが、省略される場合も珍しくありません。

ちなみに、定足数というのは総会が成立する最低出席人数のことです。

定足数に達していたら定足数に達した旨を報告して総会を進行していきます。

定足数に達していなかったら・・・これは総会成立しませんのでこの段階で終わりですね(笑)

前年度の報告に関しては、活動報告と会計報告などがあります。

また、新役員がいる場合には総会で紹介するのが通例です。

総会で司会が紹介をしたのち、新役員本人から挨拶をしてもらいます。

新年度の予定報告に関しても前年度の報告と同様に会計報告(予算報告)と活動報告に分けて紹介するのが丁寧でしょう。

最後の質疑応答に関しては、意図的に設けなくても必然的にそうなる場合が多いですね。

ただし、大規模な総会の場合にはグダグダになりましたので、しっかりと質疑応答時間を設けておくことが大切です。

それでは最後にこれらを踏まえた総会進行のモデルを紹介します。

1.開会の挨拶(司会)
2.定足数の報告
3.理事長・会長の挨拶
4.議長選出(議長が決まっている場合はなし)
5.議事録署名人選出(決まっている場合はなし)
6.前年度の報告
7.新役員の紹介
8.新年度の予定報告
9.議案について
第一号議案:〇〇〇〇報告
第二号議案:〇〇〇〇の件
10.質疑応答
11.閉会の挨拶(司会)

司会・議長の具体的なしゃべり方

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総会の流れについては紹介しましたが、司会や議長の具体的なしゃべり方、スピーチの仕方についてわからないという人も多いでしょう。

そこで各段階に分けて話し方の一例を紹介しますので参考にしてみてください。

開会の挨拶

こんにちは。皆様本日はご多用のところ出席いただきありがとうございます。
定刻になりましたので、これから平成○○年度△△町内会総会を開催致します。
私、本日議長(司会)を務めさせて頂きます、○○と申します。宜しくお願いします。

定足数の報告

次に総会成立の報告を致します。現在、町内会の会員数は○○で、本日の出席は××、委任状出席は△△であります。会則第*条の規定より、2/3以上になりますので、本総会は成立致しますことを、ご報告致します。

前年度の報告

次に前年度の事業報告を行います。副会長の○○さん、宜しくお願い致します。
続きまして、今年度収支決算報告を報告させていただきます。会計担当理事の○○さん、宜しくお願い致します。

新役員の紹介

今年度をもって、副会長の○○さんが退任されます。後任を△△さんにお願いしたいと思いますが、異議はございませんか。
それでは、みなさまのご異議は無しと認め、副会長は△△さんにお願い致します。

新年度の予定報告

次に、次年度計画案を○○さんにご提案を頂きたいと思います。
続いて、次年度予算案を△△さんにご提案頂きたいと思います。

議案について

続きまして、第○○号議案の審議に入らせていただきます。
第○○号議案「○○の件」は総会議案書の○ページに提案理由が記載されています。
要点のみ、ご説明させていただきます。

質疑応答

只今のご提案に対しまして、ご意見やご質問はございますか。
問題がなければ、拍手で承認したいと思います。

閉会の挨拶

以上で、本会議の目的事項を終了しましたので、総会を閉会致します。
みなさま、ありがとうございました。

自治会・町内会の議事録の書き方

それでは最後に総会の議事録の書き方を見ていきましょう。

議事録に必ず書くべきものは以下の6点です。

議事録に書くべきもの
  • 日時
  • 場所
  • 出席者
  • 議長選出
  • 議題
  • 日付と議長・会長・議事録名の署名

日時や場所についてはそのまま書けばいいので特にポイントはありません。

出席者に関しては、自治会や町内会の『会員数』を頭に書き、その下に『出席者数』と『欠席者数』を書きます。

議長選出の部分は、議長の選出方法と議長が誰に決まったのかという2点を文章にして記します。

もっとも書くべき要素が多いのが議題の部分です。

議題や議案は複数あるのが一般的ですので、かっこ書きをして番号を振り、一目で議案や議題が何個あるのか分かりやすくしておきましょう。

最後の日付と署名は議事録の末尾に書きます。

議事録を作成した日付(総会の日付)と議長、会長、議事録署名人の署名を書いて終わります。

まとめ

総会の進め方とそれぞれの詳しい内容を見てきましたがいかがだったでしょうか。

はじめて総会で司会や議長をする場合には、緊張もしますし分からないことだらけだと思います。

しかし、ここで紹介した基本的な内容をしっかりと頭に入れておけば本番当日にそこまで大きな失敗をすることはないはずです。

イレギュラーな状況には対応できない可能性もありますが、基本はこれで十分です。

ぜひ参考にして総会をスムーズに進行させてください。

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